Pada dasarnya komunikasi adalah hal penting yang bisa kita lakukan sehari-hari. Apalagi dalam konteks saat kita memulai bisnis. Berbagai komunikasi perlu kita lakukan untuk membangun relasi dengan beberapa rekan bisnis.
Kira-kira apa saja tipe komunikasi bisnis saat kamu ingin memulai karir di dunia asuransi? Komunikasi memiliki peran penting di dunia kerja dan bisnis. Adapun tipe komunikasi bisnis bisa kamu pelajari melalui artikel Qoala Plus satu ini.
Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran informasi, gagasan, dan pandangan antara individu atau kelompok dalam konteks lingkungan bisnis. Ini mencakup berbagai bentuk komunikasi, termasuk komunikasi verbal (lisan dan tertulis), komunikasi nonverbal, komunikasi interpersonal, komunikasi dalam kelompok, dan komunikasi digital. Tujuan utama dari komunikasi bisnis adalah untuk menyampaikan pesan dengan jelas dan efektif guna mencapai tujuan bisnis, seperti menjalin kerjasama, membuat keputusan, mempengaruhi pemangku kepentingan, dan mempromosikan produk atau layanan.
Pengertian komunikasi bisnis juga bisa merujuk pada pendapat ahli, misalnya Purwanto (20030 yang menyatakan bahwa komunikasi bisnis adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan antara dua orang, kelompok kecil, atau dalam satu lingkungan dengan tujuan memengaruhi perilaku di sebuah organisasi.
Komunikasi bisnis yang efektif memainkan peran kunci dalam membangun hubungan yang baik dengan pelanggan, kolega, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya serta dalam menjaga keberhasilan dan pertumbuhan suatu organisasi.
Alasan di balik pentingnya komunikasi adalah karena merupakan hal krusial untuk menciptakan efektivitas kerja serta mencapai tujuan bisnis. Komunikasi bisnis memastikan setiap aktivitas dalam perusahaan berjalan secara lancar, efektif, dan terorganisir.
Seperti apa tipe negosiasi dalam komunikasi bisnis?
Tujuan Komunikasi Bisnis
Dengan mengetahui pengertian komunikasi yang berperan penting dalam menjalankan bisnis, apakah lantas kamu bisa langsung mengetahui maksud dan tujuan komunikasi bisnis?
Seperti yang sudah dikatakan sebelumnya bahwa komunikasi bisnis bertujuan untuk memastikan aktivitas bisnis berjalan secara efektif. Lebih jauhnya, berikut adalah beberapa tujuan komunikasi bisnis, yaitu:
1. Menyampaikan Informasi
Secara umum, komunikasi yang terjadi antara dua pihak atau lebih bertujuan untuk menyampaikan informasi atau pesan tertentu. Hal tersebut juga berlaku dalam komunikasi bisnis.
Artinya, komunikasi bisnis bertujuan untuk menyampaikan informasi yang relevan dan penting antara berbagai pihak dalam organisasi, termasuk karyawan, manajemen, dan pemangku kepentingan eksternal seperti pelanggan dan pemasok.
2. Membangun Hubungan
Tujuan komunikasi bisnis yang selanjutnya adalah membangun sekaligus menjaga hubungan yang baik antara individu, tim, departemen, dan perusahaan dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal. Hal ini dapat mencakup membangun kepercayaan, memperkuat kolaborasi, dan meningkatkan loyalitas pelanggan.
3. Mengambil Keputusan
Komunikasi bisnis memfasilitasi proses pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi yang diperlukan bagi para pemangku kepentingan dalam organisasi. Dalam hal ini, termasuk di antaranya adalah diskusi, analisis data, dan presentasi yang mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif.
4. Mempengaruhi dan Memotivasi
Komunikasi bisnis digunakan untuk mempengaruhi sikap, pendapat, dan perilaku orang lain. Ini mencakup persuasi dalam presentasi penjualan, motivasi dalam komunikasi kepemimpinan, dan pengaruh dalam negosiasi kontrak.
5. Pemasaran dan Promosi
Komunikasi bisnis digunakan untuk mempromosikan produk, layanan, atau merek kepada pelanggan potensial melalui berbagai saluran seperti iklan, pemasaran digital, dan kampanye promosi.
6. Penyelesaian Masalah
Komunikasi bisnis bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menyelesaikan masalah yang timbul dalam konteks bisnis. Ini melibatkan kolaborasi antar tim, komunikasi yang efektif dalam mencari solusi, dan negosiasi untuk mencapai kesepakatan.
7. Meningkatkan Kinerja Organisasi
Komunikasi bisnis berkontribusi pada peningkatan kinerja organisasi dengan menyediakan saluran komunikasi yang efektif untuk menyampaikan tujuan, strategi, dan harapan perusahaan kepada karyawan. Hal ini juga membantu dalam memperkuat budaya organisasi dan memfasilitasi pertukaran ide dan inovasi.
Pendapatan instan setelah menjual beragam produk asuransi personal maupun komersial terbaik
Rewards berupa poin yang dapat ditukarkan ke dalam bentuk komisi
Hadiah atau bonus dalam bentuk lain yang bisa diperoleh melalui program atau campaign Qoala Plus
Unsur Komunikasi Bisnis
Unsur-unsur komunikasi bisnis mencakup berbagai elemen yang digunakan dalam berkomunikasi di lingkungan bisnis.
Beberapa unsur dalam komunikasi bisnis antara lain:
- Tujuan komunikasi: setiap komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang jelas. Tujuan tersebut bisa berupa informasi, persuasi, instruksi, atau membangun hubungan.
- Penerima pesan: pemahaman tentang audiens atau penerima pesan sangat penting dalam menentukan gaya, ton, dan bahasa yang digunakan dalam komunikasi.
- Pesan: pesan adalah informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Pesan harus jelas, relevan, dan sesuai dengan tujuan komunikasi.
- Media komunikasi: media yang digunakan dalam komunikasi bisnis dapat berupa surat, email, presentasi, laporan, atau pertemuan tatap muka.
- Gaya komunikasi: hal ini mencakup tone, bahasa, dan gaya penulisan yang digunakan dalam komunikasi.
- Feedback: melibatkan mekanisme untuk menerima umpan balik dari penerima pesan. Umpan balik membantu memastikan bahwa pesan telah dipahami dengan benar dan tujuan komunikasi tercapai.
Tipe Komunikasi Bisnis Berdasarkan Arah
Untuk lebih bisa memahami komunikasi bisnis, ada hal lain yang perlu kamu tahu, yaitu tipe komunikasi bisnis. Pernah mendengar sebelumnya? Masing-masing tipe hadir dengan kelebihan dan kekurangan, sehingga tidak ada satupun yang sempurna. Sebagai pemimpin, kamu harus bisa menentukan strategi terbaik untuk kemajuan tim atau organisasi.
Nah, berikut adalah penjelasan dari masing-masing jenis komunikasi bisnis:
1. Komunikasi ke Atas
Salah satu jenis komunikasi bisnis adalah komunikasi ke atas. Jenis satu ini banyak digunakan untuk membina suasana yang ramah dan harmonis. Komunikasi ke atas adalah jenis komunikasi yang terjadi antara bawahan dan atasan. Contohnya adalah laporan dari staf ke manajer atau manajer ke eksekutif.
Adapun tujuannya adalah mendorong setiap pihak yang terkait mempunyai tanggung jawab untuk mengetahui apa yang terjadi di sektor bawah perusahaan atau bisnis. Sebagai gambaran, kamu bisa perhatikan ini! Survey karyawan yang memberikan dasar bagi para eksekutif untuk membuat perusahaan di operasional harian guna meningkatkan produktivitas dan kepuasan.
Kelebihan
- Manajemen bisa mengidentifikasi masalah lebih awal
- Mencegah masalah semakin rumit
- Kreativitas dan inovasi karyawan berpotensi meningkat
- Memungkinkan terjadinya kemajuan perusahaan dengan lebih cepat
Kekurangan
- Informasi mungkin kurang akurat karena adanya perbedaan tingkat kenyamanan karyawan kepada atas
- Adanya kemungkinan karyawan tidak mau berbagi informasi kepada manajemen
- Perlu rantai komando yang jelas dengan akses yang cepat hingga ke puncak
2. Komunikasi ke Bawah
Adapun tipe komunikasi bisnis berdasarkan arah arus kedua adalah komunikasi ke bawah yang mengalir dari manajer ke laporan langsung. Pesan tersebut biasanya mengalir dari atas ke bawah yang terjadi antara senior untuk menyampaikan beberapa hal, termasuk aturan, perintah, kebijakan, dan instruksi kepada bawahan. Contoh lain dari penggunaan tipe komunikasi ini adalah saat manajer memberikan informasi proyek kepada tim.
Kelebihan
- Informasi bisa menyebar dengan mudah dan cepat
- Standar perusahaan bisa berjalan dengan baik
Kekurangan
- Proses komunikasi tergolong lambat
- Membuat karyawan seringkali merasa stres dan tidak antusias
3. Komunikasi Eksternal
Jenis komunikasi bisnis dalam usaha ini berlangsung dengan mengalirkan informasi dari dalam suatu organisasi menuju pihak eksternal, seperti pelanggan, investor, mitra, sponsor, dan sebagainya. Contohnya adalah melalui penyebaran siaran pers untuk memberitahu media mengenai produk baru yang akan diluncurkan. Dalam konteks ini, informasi dari organisasi disampaikan kepada penerima di luar lingkup organisasi tersebut.
Kelebihan
- Terdapat kemampuan menciptakan dan menjaga hubungan baik dengan konsumen
- Memungkinkan pertumbuhan signifikan
- Memberikan dampak komunikasi baik terhadap reputasi perusahaan
Kekurangan
- Terjadinya kesalahan dalam menyampaikan pesan karena komunikasi yang buruk
- Dapat merusak citra dan reputasi perusahaan
4. Komunikasi Lateral
Umumnya, jenis komunikasi ini terjadi antara dua individu yang menduduki posisi sejajar dalam struktur organisasi. Contohnya, seorang manajer keuangan memberikan laporan kepada manajer produksi, atau sebaliknya. Dalam konteks ini, informasi dan laporan disampaikan antara individu yang memiliki peran dan tanggung jawab serupa dalam organisasi.
Kelebihan
- Berguna bagi perusahaan dengan skala besar karena memfasilitasi koordinasi antar departemen
- Mencegah terjadinya kesalahpahaman sebelum menjadi masalah besar
- Memberikan dukungan emosional dan sosial kepada karyawan yang menggunakan jenis komunikasi ini
Kekurangan
- Karyawan dengan posisi yang sama dapat berkomunikasi dengan nada yang lebih santai
- Potensi untuk terjadinya pertengkaran antara karyawan yang terlibat
Teknik Komunikasi Bisnis
Dalam mempelajari tipe komunikasi bisnis, tentu hasilnya akan lebih maksimal apabila kamu juga mengenal apa saja teknik komunikasi bisnis. Terdapat tiga teknik utama yang perpaduan ketiganya membuat semua pihak dapat menangkap dan memahami informasi yang disampaikan dengan jelas.
Adapun beberapa teknik komunikasi tersebut di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Teknik Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal adalah tipe komunikasi yang digunakan untuk kebutuhan diskusi, baik dalam menyampaikan gagasan, ide, atau opini. Bisa juga untuk menjawab pesan dan menjadi pendengar yang baik. Komunikasi ini dinilai efektif apabila pesan dapat tersampaikan dan diterima dengan baik oleh target.
Selain itu, efektivitas komunikasi verbal juga dinilai apabila berani mendapatkan sanggahan atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Oleh sebab itu, penting untuk bisa mengolah nada suara serta ekspresi wajah saat menyampaikan pesan secara tatap muka maupun melalui telepon.
Adapun kegiatan bisnis yang membutuhkan teknik komunikasi verbal di antaranya adalah rapat, meeting proyek, presentasi, dan telepon resmi.
2. Teknik Komunikasi Non-verbal
Selanjutnya, kamu juga harus mengetahui implementasi teknik komunikasi non-verbal yang juga digunakan dalam komunikasi bisnis. Bahkan menurut data laporan psikologi, lebih dari 90 persen pesan disampaikan secara non-verbal. Dengan 55 persen menggunakan gaya tubuh, 38 persen dengan nada bicara, dan 7 persen dengan kata. Dari data tersebut, kita bisa menyimpulkan bahwa bahasa tubuh memiliki peran penting dalam berinteraksi dengan rekan bisnis.
Oleh karena itu, komunikasi menggunakan bahasa tubuh menjadi hal penting dalam teknik komunikasi non-verbal, termasuk gerakan, postur, gestur, dan kontak mata. Melalui kontak mata, kamu menunjukkan ketertarikan dengan pesan yang disampaikan oleh pembicara. Meski demikian, kamu harus bisa menjaga durasi agar tidak menimbulkan arti agresif atau menimbulkan kesan bahwa pembicaraan tidak menarik.
3. Komunikasi Tertulis
Teknik komunikasi bisnis yang juga banyak digunakan dalam implementasinya adalah komunikasi tertulis. Salah satu contohnya adalah penggunaan email. Dewasa ini, perusahaan tentu menggunakan dan memanfaatkan email untuk berkomunikasi dengan tim bahkan dengan pelanggan. Email memang tampil lebih santai dari surat konvensional, namun sangat berbobot.
Dalam melakukan komunikasi tertulis, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu:
- Audiens: pikirkan tentang audiens yang akan membaca email agar pesan email bisa menjadi komunikasi yang efektif
- Formalitas: sesuaikan tingkat formalitas dengan audiens
- Gaya: jenis gaya komunikasi tertulis tergantung pada apa yang akan disampaikan dan bagaimana kamu ingin menyampaikannya
Contoh Komunikasi Bisnis
Secara umum, komunikasi bisa terjadi secara verbal dan non-verbal. Begitu pula komunikasi yang dilakukan dalam menjalankan atau bertujuan untuk keperluan bisnis. Bagi yang perlu contoh komunikasi bisnis, bisa simak beberapa contoh di bawah ini:
1. Pertemuan Tatap Muka
Seorang manajer proyek mengadakan pertemuan dengan timnya untuk membahas perkembangan proyek, menetapkan tujuan baru, dan mengatasi hambatan yang mungkin muncul.
2. Surat Bisnis
Sebuah perusahaan mengirimkan surat kepada pelanggan untuk memberikan pemberitahuan tentang penawaran diskon spesial atau peluncuran produk baru.
3. Email
Seorang karyawan mengirimkan email kepada rekan kerjanya untuk mengonfirmasi jadwal pertemuan atau menyampaikan laporan proyek terbaru. Seperti yang kita ketahui bahwa email memiliki peran penting dalam melakukan komunikasi terutama di dunia bisnis. Email menjadi salah satu alat komunikasi yang bisa digunakan untuk tujuan komunikasi internal maupun eksternal.
4. Presentasi Penjualan
Seorang perwakilan penjualan menggunakan presentasi untuk memperkenalkan produk baru kepada klien potensial dan menjelaskan manfaatnya serta mengatasi kekhawatiran yang mungkin dimiliki klien.
5. Konferensi telepon
Tim dari beberapa cabang perusahaan melakukan konferensi telepon untuk berkoordinasi dalam pengembangan strategi pemasaran baru.
6. Negosiasi Kontrak
Seorang manajer melakukan negosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga yang lebih baik atau persyaratan kontrak yang lebih menguntungkan bagi perusahaan.
7. Interaksi dengan Pelanggan di Media Sosial
Sebuah perusahaan menggunakan platform media sosial seperti Instagram atau LinkedIn untuk mempromosikan produk mereka, berinteraksi dengan pelanggan, dan mengumpulkan umpan balik.
8. Pertemuan Tim
Sebuah tim proyek mengadakan pertemuan mingguan untuk membahas kemajuan proyek, membagikan pembaruan, dan menyusun strategi untuk mengatasi masalah yang muncul.
9. Rapat Pemasaran
Tim pemasaran mengadakan rapat untuk membahas kampanye pemasaran baru, menetapkan target penjualan, dan meninjau kinerja kampanye sebelumnya.
10. Feedback Karyawan
Seorang manajer melakukan sesi feedback dengan bawahannya untuk memberikan umpan balik tentang kinerja mereka, memberikan pujian atas pencapaian, dan menetapkan tujuan pengembangan untuk masa depan.
Berbicara tentang tipe komunikasi bisnis, kamu pasti tahu betapa pentingnya komunikasi di dunia asuransi. Dengan komunikasi yang baik, pesan bisa tersampaikan secara efektif baik. Sehingga produktivitas dan kinerja tidak akan terhambat.
Komunikasi bisnis tidak terbatas dalam internal perusahaan saja. Perusahaan asuransi menawarkan produk asuransi kepada masyarakat sehingga perlu komunikasi yang baik. Dengan demikian, setiap pesan dapat tersampaikan dengan baik baik saat menawarkan dan menjelaskan produk asuransi kepada calon nasabah maupun saat menerima keluhan dan klaim asuransi dari para nasabah.
Sudah tahu kan betapa pentingnya komunikasi, terutama bagi kamu yang tertarik untuk bergabung menjadi bagian Mitra Qoala Plus? Kemampuan komunikasi merupakan salah satu kemampuan utama dalam menjalankan pekerjaan sebagai agen atau mitra asuransi. Selain membangun hubungan dengan tim dan atasan, kamu juga harus bisa menjaga reputasi perusahaan di mata nasabah dan calon nasabah. Dengan komunikasi yang efektif, calon nasabah bisa memahami apa yang kamu jelaskan atau sampaikan. Hal tersebut akan memengaruhi tindakan dan keputusan sehingga mereka tertarik untuk membeli produk asuransi yang kamu tawarkan.
Agar lebih bisa mempersiapkan diri sebagai bagian dari suksesnya industri asuransi, kamu bisa mulai mengunduh aplikasi di Google Play maupun App Store sekarang juga.
